Регламент работы с дебиторкой: что учесть

❗️Важно: это не готовый документ, а база, которую нужно доработать и подстроить под свой бизнес (или можно обратиться к нам, и мы поможем всё сделать с учетом ваших реалий).

1️⃣ До сделки

▪️Проверяем контрагента: ЕГРЮЛ, Федресурс, картотека арбитражных дел, исполнительные производства, отчетность. Либо получаем отчет из специализированного сервиса. Результат сохраняем в папке контрагента.

▪️Определяем пороги: до какой суммы достаточно базовой проверки, а с какой нужна расширенная.

▪️Устанавливаем стандартный лимит отсрочки, объема поставки, размер предоплаты для новых контрагентов.

▪️Проверяем полномочия подписанта (устав, доверенность или МЧД).

2️⃣ Договор: условия, которые помогут или добьют?

Разрабатываем стандартную форму (если применимо) или список условий, которые нельзя менять без согласования, можно менять в установленных пределах и можно менять свободно.

На что обратить внимание:

▪️Оплата – конкретная дата или событие, которое точно наступит и не зависит от контрагента.

▪️Приемка – порядок передачи, срок на подписание акта и последствия, если контрагент ушел в игнор.

▪️Приостановка или отказ от исполнения – условия, при которых вы можете остановить работу или поставку без лишних проблем, а при необходимости выйти из договора (например, если нет оплат).

▪️Взаимодействие – фактические каналы общения (почта, мессенджеры по телефонам исполнителей, ЭДО и т.д.) фиксируются в договоре.

▪️Обеспечение – например, залог, обеспечительный платеж, поручительство, банковская гарантия.

▪️Прочие условия в зависимости от специфики.

3️⃣ В процессе исполнения

▪️Ответственный. Назначаем ответственного за сделку или контрагента: того, кто следит за ключевыми этапами исполнения, оплаты и оформлением документов. Желательно не на словах, а в должностных инструкциях или, как минимум, в официальной переписке (корпоративная почта, ваша система документооборота/взаимодействия).

▪️Документы. Собираем все документы, подтверждающие исполнение, с подписью контрагента. Сразу, а не когда уже пошла просрочка или разладились отношения.

▪️Хранение. Организуем хранение документов, даже если контракт закрыт и все оплаты поступили. Запросы о реальности исполнения могут прийти от проверяющих органов, арбитражных управляющих, новых собственников или руководства (вашей компании или контрагента) даже после исполнения. Ориентир – 5 лет.

▪️Акты. При длительных отношениях подписываем промежуточные акты (раз в месяц или в квартал) и акты сверки: они помогают подтвердить объем поставок или услуг.

▪️Мониторинг. Мониторим контрагентов: в зависимости от значимости контракта раз в месяц или в квартал проверяем дебиторов на Федресурсе и в картотеке арбитражных дел (а лучше – ставим на регулярное отслеживание в профильных сервисах).

Продолжение в следующих постах